Microsoft 365のファイルサーバ活用にはOneDriveとSharePointが該当しますが、会社のチーム全員が使うファイルサーバとなるとSharePointを使うことになります。
OneDriveは個人用、SharePointはチーム用という位置づけですが、このSharePointは少々分かりにくいのも事実。会社や部署のイントラネットも構築できたりするので、余計にわかりにくかったりします。
そういった機能をいったん横に置いておいて、SharePointのドキュメントをファイルサーバ扱いとして使用していけば、だいぶわかりやすくなります。
SharePointの容量は、1TB＋ユーザー数に応じて多少増えますが、1TB強になることが多いでしょう。ファイルサーバとしては物足りませんが、有料で容量を拡張することも可能。
OneDriveとも同期されているので、スマホやタブレットのアプリでも簡単に使えますし、クラウド上にあるため、いつでもどこでもどの機器でもアクセスできテレワークが可能になります。
アクセス権も細かく設定できますので、このフォルダは社長専用、このフォルダは総務部のみ、このフォルダは会社全員といったようにアクセス権を設定して便利に使用できます。
Microsoftのデータセンターにて堅牢に守られているとはいえ、こちら側でのバックアップも時には必要だと思いますので、手動で他ストレージにバックアップをするとさらに安心です。
個人的にGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を長年使っていますが、今のところ大規模なデータ損失の事故はありません。もしこういった事故があると、GoogleやMicrosoftの会社存亡に関わる事態ですので、おそらく何としてでも死守していると思います。
ファイルサーバ運用やパソコン内のデータ消失、ファイル共有にお困りでしたら、現在ではこのクラウド一択と言ってもよいぐらい、非常に安価でお勧めできるシステムです。
データが損失してからでは手遅れですので、データに関しては最優先で対応していく必要があります。データ損失の心配からも開放されますし、会社でも個人でも活用する機会は多いでしょう。
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